Herudover bruger virksomheder i følge en undersøgelse fra GBTA Foundation i snit 40 timer om måneden på afstemning af rejseudgifter og tjek af betalingsdata.
En dybdegående rapport med gode råd om virtuel betaling er derfor netop blevet offentliggjort af erhvervsrejsebureauet BCD Travel, der har kontor både i København og Aarhus.
"Vi ønsker med den nye rapport at hjælpe vores kunder til at spare tid i betalings- og afstemningsprocesserne, hvilket i sidste ende vil reducere de administrative omkostninger for dem. Ved virksomheders rejseaktivitet indhentes normalt data fra både et rejsebureau og virksomhedens kreditkortudbyder, hvor rejsebureauet giver oplysninger om reservationer, og kreditkortudbyderen supplerer med information om, hvad der rent faktisk er blevet betalt. Men disse to sæt af informationer er ikke altid identiske: Når den forretningsrejsende opholder sig på et hotel, tilføres der ofte ekstra beløb for f.eks. måltider eller parkering, ligesom den endelige regning ofte pålægges lokale skatter. Det er her, en virtuel betalingsautomatisering gør en forskel", siger Thomas Åden, Vice President Nordics i BCD Travel.
Den nye rapport fra BCD Travel fokuserer på, hvordan brugen af virtuel betaling forbedrer sikkerhed, effektivitet og dataindsamling for virksomheder, der har rejseaktivitet i udlandet. Rapporten med titlen "Payment: Virtual is Your New Reality" omhandler bl.a. følgende:
• Hvad man behøver at vide om virtuelle betalingskort og betalingsautomatisering
• Hvordan virtuelle betalingskort passer ind i betalingslandskabet
• Udfordringer og fordele ved klassiske betalingsformer
• Begrænsninger og fordele ved virtuelle betalingsformer
• Hvordan vælger man som virksomhed den rigtige betalingsform
• Hvad er integreret i implementering af virtuelle betalinger
"Travel managers, der gerne vil hjælpe virksomhedens rejsende med at undgå faldgruberne ved de traditionelle betalingsmetoder, bør undersøge fordelene ved virtuelle betalinger", siger Mike Eggleton, som er Senior Manager af Analytics and Research i BCD Travel. "Med en voksende brug af forretningsrejserelateret teknologi ser vi da også et stadig større antal rejsepolitikker, der vedtager virtuelle betalingsformer. Vores nye hvidbog er en god måde at få indsigt i emnet med henblik på en kvalificeret beslutningsproces".
Rapporten "Payment: Virtual is Your New Reality" undersøger fem trin, som virksomhedernes rejseprogrammer bør forholde sig til for at opnå succes med de virtuelle betalingsformer:
1. Tag et valg om betalingsform
2. Bliv enige herom i virksomheden
3. Få det implementeret
4. Husk at teste inden ibrugtagning
5. Og så skal det lanceres
Rapporten identificerer også en virksomheds interne og eksterne interessenter, som det er klogt at involvere, når den virtuelle betalingsform skal rulles ud i virksomhedernes rejseprogrammer.
